Las mejores estrategias de planificación operativa en restauración

La planificación operativa es una estrategia que no se puede pasar por alto en un negocio de restauración. Se refiere a la organización de los turnos y del control de los pedidos, pero también implica establecer un sistema eficiente que permita optimizar los recursos y que el servicio sea fluido y la calidad alta. 

Sin una buena planificación, incluso los mejores restaurantes experimentarán retrasos, tendrán desperdicio y los clientes podrían tener una mala experiencia. 

Si quieres aprender a llevar a cabo esta planificación en restauración, es necesario contar con formación especializada. Puedes acceder a ella con nuestro Máster en F&B y Restauración de Marca. Aprenderás sobre modelos de negocio y de gestión, estrategias adaptativas, finanzas, gestión de calidad y liderazgo de equipos. 

Principales desafíos de la planificación operativa en restauración 

La planificación operativa es necesaria, pero se enfrenta a varios desafíos, que son los siguientes: 

Gestión del personal 

Uno de los mayores retos en restauración es la organización del equipo. La rotación de empleados es alta, los turnos son exigentes y la coordinación entre el organigrama del restaurante y su cocina y sala debe ser impecable. Si los horarios no tienen en cuenta los picos de trabajo en la gestión de turnos, puede haber sobrecarga para algunos empleados y falta de personal en momentos de alta afluencia. 

Control de costes 

En un plan operativo, debe haber un equilibrio entre la gestión de costes y la calidad que se ofrece. Aquí hay que tener en cuenta la relación con los proveedores, el control del inventario y la cantidad de desperdicio. Una mala gestión de este último o comprar más de lo necesario supone gastos innecesarios que afectan directamente a la rentabilidad del negocio. El rolling forecast es una herramienta que sirve para revisar y ajustar los presupuestos de forma periódica para evitar imprevistos. 

Optimización del stock 

Para que el servicio funcione sin interrupciones o problemas, hay que tener controlado el nivel de stock de los productos. Si faltan ingredientes en plena jornada o se estropean por no usarse a tiempo, el negocio incurre en pérdidas económicas y los clientes pueden sentirse decepcionados con el servicio. 

Experiencia del cliente 

Una mala planificación operativa repercute directamente en la experiencia del cliente. Si los pedidos tardan demasiado, hay errores en los platos o el servicio resulta caótico, aumenta la probabilidad de que los clientes no vuelvan. Para que la experiencia sea agradable, se necesita que haya eficiencia en la organización interna. 

Estrategias clave para optimizar la planificación operativa 

Para proceder con un plan operativo anual que permita conseguir los objetivos, se recomienda seguir estas estrategias: 

Digitalización y uso de software de gestión 

La tecnología ha permitido que la organización en el sector de la restauración sea más sencilla. Por ejemplo, se puede optar por un software de control de horario específico que facilita la organización de los turnos, la gestión de inventarios y el control de costes. Si se automatizan tareas sencillas y repetitivas, mejora la eficiencia operativa de tu restaurante. 

Planificación de la demanda 

La demanda se puede adaptar si se estudian los patrones de consumo. Con esta información, se ajusta la planificación y se evita tanto la sobreproducción como la falta de productos. Para ello, es conveniente revisar datos de ventas anteriores y factores externos como los días festivos, el clima, festividades o los eventos en esas fechas. Así se facilita la optimización de recursos en el día a día. 

Formación continua del equipo 

La planificación operativa también implica formar al equipo para estar bien preparado. De este modo, se reducirán los errores y será más eficiente. La formación puede ser relativa a la gestión del tiempo, la atención al cliente o el uso de herramientas digitales. 

Comunicación interna eficaz 

Otra estrategia que funciona es mantener una comunicación regula entre todo el equipo. Por ejemplo, se pueden realizar reuniones breves antes de cada turno para conocer lo que ha pasado antes y cuál será la organización posterior. Además de mejorar la implicación en el trabajo, se facilita la sincronización. 

¿Cómo impacta un buen plan operativo en el clima laboral? 

Una planificación operativa que es eficiente sirve para optimizar todos los procesos del restaurante. Pero además, influye en el bienestar general del equipo; es decir, en el clima laboral. Cuando los empleados tienen claras cuáles son las funciones que deben desempeñar y cuentan con recursos suficientes para desempeñar su trabajo, el nivel de estrés se reduce y el ambiente laboral mejora. 

Por otra parte, una buena planificación reduce el riesgo de que se produzcan imprevistos y evita que los trabajadores se vean forzados a asumir cargas de trabajo excesivas o a lidiar con problemas de última hora. Gracias a ello, mejora la satisfacción del personal y aumenta la retención de talento en un sector donde la rotación suele ser uno de los principales retos. 

Gestionar negocios en el sector de la restauración no es sencillo e implica tener conocimientos específicos. Si quieres conseguirlos, solo tienes que inscribirte en nuestro máster.